同窓会の幹事必見!!絶対に失敗しない開催方法のまとめ

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同窓会_幹事

規模の大きな同窓会の幹事。
案内状の発送に会場手配に、当日の準備に…考えただけでも大変そうですよね?

でも、いざ開催して成功させることができれば、多くの参加者から喜ばれ、同窓生同士の新しい出会いも演出できる素晴らしい機会になり、あなたにとっても一生の思い出になるはずです。

今回は初めての幹事でも素晴らしい同窓会を開催できるように事前準備〜開催後まで順を追って8つのSTEPをご紹介いたします!

手順通りにやれば間違いなく同窓会を成功させることができますので、是非参考にしてみて下さい☆

<目次>

Step.1 事前準備
Step.2 会場予約
Step.3 収支計算
Step.4 案内状発送
Step.5 出欠管理
Step.6 当日準備
Step.7 当日運営
Step.8 開催後

Step.1 事前準備1

目安: 開催6ヶ月前〜4ヶ月前

◆ 幹事メンバーの招集

幹事は1クラスに2名前後(できれば男女1名ずつ)と、それとは別に代表幹事1〜2名の選抜がベストです。

同窓会_幹事_フォーメーション
また、下記の人を幹事メンバーに入れると効果があります。

  • 生徒会長
  • 部活のキャプテン
  • 当時のマドンナ
  • 現在、母校で働いている同窓生(先生の情報が集まりやすい)

集める際は自分のまわりの仲が良かった友達ばかりでなく、性別・クラス・部活が偏らないように様々なカテゴリーから人を集めるようにしましょう。

◆ 幹事会の開催

幹事メンバーがある程度揃ったら、幹事会を必ずやりましょう。幹事会をやった場合とやらない場合では、大げさな話ではなく同窓会の成功率が2倍以上は変わります。それぐらい幹事メンバーのモチベーションを上げることや、より多くの人を巻き込んでいくことが重要です。

幹事会の打合せでは、会のコンセプト・開催日・開催までのスケジュールを決めます。

<会のコンセプト>
会のコンセプトやタイトルを決めます。コンセプトがある同窓会の方が訴求力が増し多くの同窓生が参加したくなったり、実家のご両親がハガキを受け取った際に転送しなきゃと思いやすくなります。

例:卒業30周年記念◯◯高校同窓会、祝!40歳記念◯◯中学校同窓会 、◯◯(都市名など)会、◯◯festa!〜大人のタイムスリップ〜 など

<開催日>

  • 準備期間4ヶ月〜半年が理想です。
    ※ 短か過ぎると情報が行き届かず、長過ぎても長だるみします。
  • その同窓会に適した開催日を選びましょう。

※ 参考記事リンク ※ → 同窓会に向いてる時期や日にちって??

<スケジュール>
開催日から逆算して、下記の目安日程(期限)を決めておきます。

  • 会場・会費の最終決定をする日(3ヶ月以上前)
  • メールやSNSで同窓生へ告知する日(3ヶ月以上前)
  • 案内状発送日(2ヶ月以上前)
  • 出欠締切日(3週間〜1ヶ月前)
  • 幹事メンバーでの最終打合せ日(3週間〜1ヶ月前)

同窓会_幹事_スケジュール

また打合せの後は、他の同窓生にも声を掛けて飲み会を開きましょう。

「少人数でも同窓生が集まるとこんなに楽しいんだ!」ということがメンバー全員に伝わり「たくさんの人を集めたい!」と一位団結し、モチベーションを高めることに繋がります。ここで多くの同窓生を巻き込めると同窓会の成功がグッと近づきます。

Step.2 会場予約
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目安: 開催6ヶ月前〜4ヶ月前

◆ 会場の種類と形式の決定

公式感を出すためにホテルか、リーズナブルにレストラン開催かなどコンセプトや年代に合わせて会場の種類を決めます。また会場は立食形式にするか、着席形式にするかのレイアウトもここで一緒にイメージしましょう。種類と形式の具体的なイメージを先にしてから、具体的な会場リサーチに入るのがポイントです。

◆ 会場の下見

会場のピックアップをしたら、一度必ず下見に行くことをオススメ致します。たとえ行ったことのある会場であっても、実際に利用するとなると設備や担当者の接客など直接確認した方が良いことが多いです。また下見の際は、費用・収容可能人数・設備面なども細かく確認しましょう。

◆ 会場の正式予約

下見をした会場の中で日程や費用などの条件面が合って、一番気にいった会場を正式予約します。同窓会は人数予測がとても難しいので予約人数は◯◯人〜◯◯人のように幅で予約し、ドタキャンが出ることも寛容に受け入れてくれるよう事前に交渉するようにしましょう。また予約時間はあまり長過ぎず2H〜2.5Hで設定し、開始時間は曜日にもよりますが13時〜19時の間で開催するのが参加率を高めるポイントです。

より細かい会場選びのコツは下記を参考にして下さい。

※ 参考記事リンク ※→ 失敗ナシ☆みんなが喜ぶ同窓会の会場選び方と全形式

Step.3 収支計算
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目安: 開催4ヶ月前〜3ヶ月前

◆ 会費の決定方法

下記に挙げるような金額を考慮して、会費を決定する必要があります。

  • 会場へ支払う費用(飲食代・会場使用料・プロジェクター等の備品代)
  • 案内状印刷・発送費
  • 当日備品代(名札・パンフレット・筆記用具など)
  • 先生方へのプレゼント代(花束・おみやげなど)・招待する場合は招待費
  • 参加者への記念品代(印刷された集合写真配布・写真データを記録したDVDなど)
  • ドタキャン発生時の予備費

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※ 基本的には収入の全てを当日参加者からの会費で賄うことになりますので、会場へ支払う金額=会費にしてしまうと赤字収支になってしまいます。

尚、一般的な会費相場は6,000〜10,000円と言われていますので幹事メンバーで相談しながら、この金額幅で決定するようにしましょう。成人式同窓会・20人未満のクラス会などは4,000円〜5,000円でも問題ありません。

また会費を振込等で事前に集める方法もありますが、全参加者に事前入金をしてもらうことは難易度が高く、当日受付で確認の手間が発生するため、結果的には全員当日回収が一番効率的と言えます。

◆ 準備金の用意

呼びかける人数が200人以上の同窓会では10万円を越えるケースもありますので、幹事メンバーで分担して準備金を捻出しましょう。この時、後々トラブルになるのを防ぐ為に会計係を決めてしっかり管理しましょう。

<準備金に考慮する費用>

  • 案内状代(印刷費・発送費)
  • 当日備品代(名札・パンフレットなど)
  • 会場への前払い金(必要な場合のみ)

Step.4 案内状発送
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目安: 開催3ヶ月前

◆ 案内状を送る意味って?

メーリングリストやSNSの呼び掛けのみだと情報が全体に行き渡らず「同窓会があることを知らなかった」という同窓生が出てくる可能性があります。また同窓会の案内状が届くことで主婦の人が家を空けやすくなったり、実家に届いたハガキが海外在住の同窓生へ転送され帰省と合わせて同窓会に参加したといった事例もありますので、こういったアナログなアプローチも重要と言えるでしょう。

※ 2003年に個人情報保護法が施行され、それ以降は卒業アルバムに住所が表記されることは珍しくなりました。これより若い世代では案内状発送は行わないことが多いです。

 

◆ 発送先リスト(名簿)の作成

案内状発送を行う場合は、まずエクセルなどで名簿をデータ化しましょう。データ化しておけば案内状の宛名印字が簡単にできて、同窓会当日の出欠名簿を作成する時にも便利です。名前と住所(大半が卒業当時の実家住所を想定)の入ったリストができたら幹事メンバーを中心に電話やメールで住所更新の呼びかけを行い、リストに最新住所をアップデートしていきます。できあがったリストは次回の同窓会でも役立つことがありますので厳重に保管をしておきましょう。

尚、名簿入力にOCRソフト(スキャンした紙をエクセルの文字として識別できる)を利用する方法もありますが、結局100%正確ではなくチェックの手間が発生する為、幹事メンバーで分担して入力した方が効率的です。

住所から郵便番号(郵便番号から住所も可能)を自動出力するソフトは確実に時間短縮になるのでオススメです。

※ 参考記事リンク ※ → 郵便番号から住所へ また反対に住所から郵便番号を簡単に入力する方法

◆ 案内状の発送

返信ハガキや個人情報保護シールを同封した封書で送るのがベストですが、コストが掛けられない場合はハガキ1枚で発送しても良いでしょう。その場合は出欠申込み窓口の電話番号・メールアドレス・FAX番号を併記しましょう。

<案内状に記載する内容>

  • 差出人の幹事氏名
  • 協力している幹事メンバーの氏名
  • お呼びする恩師(先生方)のお名前
  • メッセージ(時候の挨拶、開催のいきさつや想いなど)
  • 開催日時・会場・会費などの開催情報
  • 会場までの地図
  • 出欠方法・出欠〆切日時
  • 専用サイトがある場合はそのURLやQRコード

※ 「幹事」と表記されるのはイヤだけど、協力はしたいというメンバーもいます。そういう場合は「協力」や「賛同者」など呼び方を変えると良いでしょう。

<返事がきやすい案内状の特徴>

  • 一目見て同窓会の案内だと分かるように同窓会名を大きく表記する
  • 地味過ぎるデザインやダイレクトメールに間違われるデザインを避ける
  • 幹事メンバー(協力者)の名前はできる限り多く載せる
  • 温かいメッセージや幹事会の写真を載せるなどして、親近感を持ってもらう

<案内状見本>
同窓会幹事_ハガキ①同窓会幹事_ハガキ②

◆ 先生方の招待状発送

在学中にお世話になった先生方にも声掛けをしましょう。先生方をお呼びすることで会に公式感が出たり「◯◯先生にはお世話になったから挨拶がしたい」といった同窓生もいますので参加率も上がります。また「教え子に同窓会に誘われるのは先生冥利に尽きる」と言って下さる先生方も実際は多いです。先生方への連絡は手紙か往復ハガキを使用して、投函して3日ほどしたらフォローの電話を掛けるようにしましょう。(電話をしてから投函でも◯)案内の文面は失礼のない文面で同窓生とは別の案内状を用意する必要があり、招待する場合は会費の記載を省き、感謝の気持ちと会の詳細を記載しましょう。また連絡が取れない先生がいる場合は母校や同窓生経由で現在赴任中の学校を特定し、その学校に案内状や電話で連絡する方法が効果が高いです。

Step.5 出欠管理
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目安: 開催3ヶ月前〜1ヶ月前

◆ インターネットを使っての情報拡散

案内状と並行してメール・メッセージングアプリ・SNSでも同窓会の告知を行いましょう。色々なインターネットサービスで細かく情報を拡散していけば、案内状が届かなかった同窓生へリーチすることができるでしょう。尚、20代以下の同窓会では案内状を送らなくてもインターネットを上手く活用することで、ほとんどの同窓生へ情報を届けることが可能です。

<活用すると効果のあるインターネットサービス>

  • LINE(メッセージングアプリ / 全世代向け)
  • Facebook(SNS / 全世代向け)
  • mixi(SNS / 全世代向け)
  • Twitter(SNS / 20代以下向け)
  • ゆびとま(SNS / 30代以上向け)

<情報拡散する際に載せる情報>

  • 幹事メンバーの氏名
  • お呼びする恩師(先生方)のお名前
  • 既に参加予定の人数や名前など(参加人数が少ない場合は省きましょう。)
  • 開催日時・会場・会費などの開催情報
  • 出欠方法と出欠〆切日時
  • 専用サイトがある場合はそのURLリンク
  • 質問窓口の氏名と連絡先
  • 他の同窓生への情報拡散協力のお願い

◆ 出欠の管理方法

出欠方法を1つに定めたとしても返事は案内状・電話・メール・各SNSなど色々な手段で、複数の幹事に報告されていきます。集まった出欠情報はエクセルやインターネットサービスを利用して一元管理し、且つ全幹事が共有できるようにしましょう。

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「◯◯が行くなら行きたい!」や「参加人数が多いなら行こうかな。」という同窓生も多いので、参加人数や参加メンバーの途中経過を出欠未定メンバーへ情報共有していくことも参加率を上げるポイントになります。また最後まで連絡先不明のメンバーには、実家への電話やGoogle検索を利用するのも効果があります。実家への訪問や探偵を利用するなど、それ以上の詮索は反対に求められていない場合もあり迷惑行為にもなり得ますので、一定のラインで線引きしましょう。

◆ 会場への人数報告

〆切日時が過ぎて2日ほど経過したら、会場へ予定人数を報告しましょう。この時の報告では確実に参加する人数のみを伝え、この後まだ人数が前後する可能性があることも併せて伝えましょう。その後、前日か数日前に最終的な人数報告を会場側から求められると思いますが、立食形式の場合は予定人数から2〜3人分引いておくのがポイントです。

年齢が高い程、ドタキャンも飛び入り参加も減りますので一概には言えませんが幹事が赤字にならない為に、念の為のリスクヘッジをしておきましょう。着席コース料理の場合は上記ができませんので、ドタキャンした方には費用請求を後日するようにしましょう。

Step.6 当日準備
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目安: 開催1ヶ月前〜2週間前

同窓会まで1ヶ月前後になったら、本格的に当日準備をはじめる時期になります。できれば幹事メンバーで集まってミーティングを実施し、下記を決めましょう。

◆ プログラムの決定

同窓会では結婚式二次会のような余興やゲームはあまり向いていません。なぜなら同窓会は全員が主役で、みんなそれぞれ話したい人・会いたい人にどんどん会って勝手に盛り上がるからです。全体的な進行自体が迷惑な場合もありますし、基本的に司会の話すらほとんど聞いてくれない傾向があります。

したがって、プログラムは歓談中心で何かプログラムを入れるとしても詰め込みすぎないようにしましょう。

<同窓会でオススメのプログラム>

  • 先生方から一言(1人3〜5分が目安)
  • 当時の写真のスライドショーや動画の上映
  • 校歌斉唱
  • タイムカプセルの開封
  • 卒業文集の音読
  • 好きだった人ランキング
  • 懐かしの曲でイントロクイズ

※ 参考記事リンク ※ →同窓会で必ず喜ばれるプログラム・進行方法・余興

◆ 役割と担当者の決定

幹事メンバーで当日の役割を事前に決めておきましょう。時間帯によって忙しい役割が異なりますので、兼務も含めて下記を分担しておきます。

<同窓会当日に必要な役割>

  • 受付
  • 誘導(受付時、二次会誘導時に必要になります。)
  • 来賓・恩師の対応
  • 司会
  • タイムキーパー
  • カメラマン(静止画・動画)
  • 映像出力などPC担当
  • ゲーム・余興などリクリエーション担当
  • 食べ物・飲物の調整係
  • 音響
  • 照明
  • 会計・精算

◆ 備品の準備

同窓会当日に必要な備品を前もって準備しておきます。各自が用意した備品の領収書は会計係に渡して、同窓会終了後に精算するのを忘れないようにしましょう。また映像やDVDの出力・BGM再生は当日トラブルを避ける為に、事前に会場へ行ってテスト利用を済ませておきましょう。

<事前準備が必要なモノ>

  • 出欠確認用の参加者リスト
  • 横断幕
  • 受付サイン(張り紙・ポップ・イーゼルなど)
  • 名札
  • 簡単なパンフレット(式次第・当日参加者・校歌の歌詞などを載せます。)
  • 当日配布用のチラシやフライヤー(二次会案内や宣伝したい同窓生の広告用)
  • 先生や参加者への贈呈品・記念品
  • 集金に使う金庫
  • おつり(会費の金額に合わせてお札や硬貨を用意)
  • カメラ・ビデオカメラ
  • 文房具類(ペン・マジック・ハサミ・テープ類・ホチキスなど)
  • 演出に使用するモノ
  • 卒業アルバムや文集(当日持参すると喜ばれます。)
  • PC・ケーブル端子
  • プロジェクター・スクリーン(会場で借りない場合)
  • 校歌やBGMで利用するCD-RやiPodなど音源

◆ 二次会の準備

二次会は必ず準備しましょう。当日の参加人数が30人を越える場合には一次会参加者の平均7〜8割が参加します。一次会がホテルやレストラン開催の場合は二次会はリーズナブルな居酒屋かカフェダイニングがオススメです。一次会と二次会合わせて会費が一万円になるのが一つの目安でしょう。また予約時の人数報告は一次会同様に、必ず幅の人数で予約するようにしましょう。

Step.7 当日運営
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◆ 開宴前の準備

幹事メンバーは遅くとも受付開始1時間前には集合しましょう。

<開宴前に必要な準備>

  • 受付設置(名札・配布物・おつり準備など)
  • 参加者の導線確認(会場入口→受付→宴会場)
  • 会場担当者との最終打合せ(料理・飲物・進行確認など)
  • 会場レイアウト確認
  • 機材確認(マイク・プロジェクター・DVDレコーダー・スクリーンなど)
  • 設備確認(音響・照明・トイレ・喫煙スペース・クローク・楽屋・駐車場など)
  • 幹事メンバーで最終打ち合わせとリハーサル(役割と進行の最終確認)
  • 士気を高めるために掛け声(エイ・エイ・オーなど)

◆ 会の進行

会が始まったら幹事メンバーのメイン業務は会の進行と写真撮影が中心になります。下記に注意をしながら進行していきましょう。

<司会と進行のポイント>

  • 司会は幹事メンバーの中で男女1名ずつ選抜する
  • かしこまり過ぎずに和やかな雰囲気で臨む
  • 会の開始前に諸注意をアナウンスをする(トイレや喫煙など)
  • 写真撮影に協力するように促す(写真NGの方は事前に聞いておく)
  • 遅刻者がいたら、途中で紹介する
  • 余興やゲームがある場合はプログラム開始15分前に担当者へ確認する
  • 時間が押しそうな場合は歓談時間を縮めて調整する
  • 先生から一言を頂く場合は事前に時間を伝える(失礼がないように注意)
  • 二次会告知をする際は、全員参加の雰囲気を出し参加率を上げる

<写真撮影のポイント>

  • 感動の再会を激写する(受付周辺でハグや握手は生まれやすいです。)
  • 乾杯の挨拶やスピーチなど、ステージで話している人は必ず撮影する
  • 乾杯は色々なテーブルで何度かやってもらい、撮影シーンを増やす
  • クラス写真撮影は早めに実施し、参加者が混ざるようにする
  • スナップとグループ写真(カメラ目線)は半々ぐらいを目指す
  • 全体の集合写真は何パターンか撮影する(まじめver.とポーズをつけたver.など)
  • とにかく枚数を多く撮ることを意識する

◆ 会場の精算

会計係は会場の精算を行います。閉宴30分前の段階で確定している参加人数を会場担当者へ伝え、そのまま精算します。二次会へのスムーズな移動の為にも閉演前に精算を済ませておくのがポイントです。また明細書や領収書は後日、会計報告等で利用する可能性があるので必ず受領するようにしましょう。

 

Step.8 開催後
8

◆ 当日の写真や動画の共有

同窓会当日に撮影した写真や動画はインターネット上で共有しましょう。不参加の方も楽しめて次回参加のキッカケに繋がることがあります。尚、共有時はプライバシーを守るために同窓生のみ限定公開にするのを忘れないようにしましょう。また年代にもよりますが、インターネットをあまり使わない同窓生がいる場合はデジタルデータをCD-RやDVDに記録して配布したり、フォトブック制作を検討してみましょう。集合写真1枚をプリントして渡すよりも、その方が喜ばれます。

◆ 恩師へのお礼状

当日お越し頂いた先生方へ開催後1週間以内を目処にお礼状を出しましょう。直筆の文面と共に感謝の気持ちを込めて同窓会当日の写真・フォトブック・参加者の寄せ書などを同封すると、より喜んで頂けるでしょう。

<お礼状の文面例>
拝啓 季節の挨拶
先日は同窓会に出席頂きまして誠にありがとうございました。
お陰様で楽しい同窓会になり、幹事としても大変嬉しく思っております。(等の内容)
当日の写真を同封いたしました。
少しではありますが、同窓会の記念にアルバムに納めて頂ければ嬉しく思います。(等、写真に関すること)
それでは、暖冬とは言いましてもまだまだ寒い日が続きます。
風邪などひかれませんよう、ご自愛くださいませ。(等、労り系の文章) 敬具

◆ 開催後の交流

幹事としての最後の仕事は、次回幹事への引き継ぎです。次回同窓会が確実に、そして円滑に開催されるように正式に次回幹事を任命しましょう。最適な引き継ぎ相手がいない場合は、次回幹事を継続して行うことも方法の一つです。また同窓生が今後も繋がりを継続できるように、インターネット上にクローズドのグループを作成しましょう。(同窓会準備で利用したインターネットサービスがあれば、そのサービスを継続して利用するのが一番効率的です。)

同窓会は1回の打ち上げ花火で終わりがちですが、ゴルフや家族付き合いなど大人になった今だからこそ深まっていく付き合いも多いはずです。同窓生が長期的に楽しく交流を持てるように配慮することも幹事業務として重要なことです。

 

まとめ

いかがだったでしょうか?
抑えるべきポイントが理解できたので、すぐにでも同窓会を開くことができますね!

幹事は参加者から色々と文句を言われる立場にありますが、実際開催してみると感謝されることの方が多いので失敗を恐れずに是非チャレンジしてみましょう!

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著者情報:日本最大級の同窓会幹事代行サービス 笑屋株式会社 代表取締役
同窓会プランニング・WEBとアナログを活用したコミュニティー作りに関する総責任者。専門は経営・マーケティング。

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