失敗ナシ☆みんなが喜ぶ同窓会の会場選び方と全形式

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同窓会_会場

同窓会の会場探しで失敗したくないと、お困りではないですか?
同窓会の会場選びで重要な会場の①種類②費用③確認点など失敗しない為のポイントをまとめました。
全国各地、年間500件の同窓会プロデュースをしている弊社のノウハウを惜しみなく公開していますので、この記事を参考にすれば自分たちの同窓会に相応しい素敵な会場を必ず見つけられるはずです!

1. 会場の種類と形式

参加人数や年齢、会の内容によって適切な会場の種類や形式は異なります。何も考えずに探し始めると時間を浪費するだけでなく、自分たちの同窓会に相応しくない会場を最終的に選んでしまうリスクが発生します。会場を探し始める前に、まずは会場の種類や形式を決めましょう。

1-1. 種類

高級ホテル

  • メリット:雰囲気が良い・キレイ・料理が美味しい・広い宴会場がある・立地が良い
  • デメリット:値段が高い
  • 想定会費:1万円以上(会費だけで収支を賄う場合)
  • オススメ:名門校・大学関係の同窓会・ご高齢の少人数での同窓会

中堅ホテル

  • メリット:比較的リーズナブル・会場イメージがつきやすく参加しやすい
  • デメリット:清潔感や接客など会場によって差がある
  • 想定会費:7,000〜9,000円
  • オススメ:中学校・高校の学年全体同期会など全般的にオススメ

結婚式場

  • メリット:雰囲気が良い・キレイ・料理がおいしい
  • デメリット:2ヶ月前や3ヶ月前からしか一般宴会の予約できない「婚礼ブロック」がある
  • 想定会費:8,000〜10,000円
  • オススメ:中学校・高校の学年全体同期会など全般的にオススメ

婚礼ブロックとは?
結婚式場は、結婚式利用に会場を優先して利用して欲しいと考えている為、同窓会を含む通常の宴会は結婚式が入りにくくなる時期からしか予約ができないシステムのことを言います。婚礼ブロックのある会場は結婚式の準備期間は短くても2〜3ヶ月以上掛かることから、その時期からのみ予約を受け付けます。ただし、お日柄の悪い「仏滅」の日や3連休の最終日などは結婚式が入りにくい為、婚礼ブロックが解除されている場合もあります。もちろん婚礼ブロックのない結婚式場もあります。

レストラン(結婚式二次会で利用するようなレストランやカフェダイニング)

  • メリット:中堅ホテルと比べて利用料が安い・フリードリンクメニューが多い・プロジェクターやスクリーンの設備を無料で使える
  • デメリット:貸切補償金額が設定されていることが多い
  • 想定会費:5,000〜8,000円
  • オススメ:中学校・高校の学年全体同期会など全般的にオススメ

居酒屋

  • メリット:とにかく安い
    ※利用の際はお座敷など貸切利用でき、一体感の持てるお店がオススメ
  • デメリット:着席の為、移動がしづらい
    ※多くの人と交流が持てるよう、定期的な席替えが必要
  • 想定会費:3,000〜5,000円
  • オススメ:成人式同窓会など若い世代の同窓会・少人数のクラス会

その他

クルーザー・屋形船・温泉旅館・BBQ広場・市や区が運営している施設を同窓会会場として利用する場合もあります。

  • メリット:参加者が楽しめる
  • デメリット:企画が大変・確認事項が多い(料金体系・施設ルール・ケータリングの有無など)
  • 想定会費:なし
  • オススメ:特別感を出したい同窓会・頻繁に開催する同窓会

1-2. 形式

立食形式

30人以上が参加する同窓会は立食形式がオススメです。頻繁に会う友達以外の人と多くの交流を持てるようにする為です。恩師の先生方・妊婦さん・足の悪い方などがいらっしゃる可能性もあるので完全立食ではなく壁際にイスを並べる半立食形式が特に良いでしょう。

着席形式

少人数の同窓会・開催頻度が多い同窓会は着席形式がオススメです。

「大人数で着席スタイルの失敗例」
30名を越える同窓会で何度か着席スタイルを実施したことがありますが、歓談に入ると席を立つ人が増えはじめ、料理に手が付かず次の料理が出せない状況になることが多くあります。最終的には全ての料理をテーブルにのせられるだけ提供しますが、既に自分の箸やフォークがどこにあるのか分からない状況でテーブル上にはほとんどの料理が残ってしまいます。そうなると料理を食べたい人も食べられない為、結果的には立食形式にすれば良かったという後悔が残ります。

2. 会場のリサーチと下見

次は候補会場をピックアップし、実際に①電話→②仮予約→③下見の順で進めていきます。

2-1. 候補会場ピックアップ

下記の方法で候補会場を絞ります。

  • 自分の知っている範囲で探す(駅前や行ったことのある会場など)
  • 他の幹事メンバー・家族・知り合いに聞く
  • インターネットで探す

    インターネットでの探し方

①「都市名   宴会場」や「都市名   結婚式二次会 」等のキーワードで検索します。

スクリーンショット 2014-06-04 21.09.18

②まずは一覧ページで概要情報を1つずつチェックしていきます。
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③気になる会場は「会場詳細」から更に細かく写真や条件をチェックします。
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2

④条件の合いそうな会場があったら、ブックマークやメモをします。
※気に入っても予約できない場合を考えて、会場は最低でも2つ以上はピックアップしましょう。

※ 参考記事リンク ※ → 人探し〜余興まで!同窓会に役立つwebサイトまとめ

2-2. 電話をかけるときの注意点

電話を掛ける際は下記を確認しましょう。

  • 開催予定の候補日・候補時間帯の空き
  • 予想される最高人数が会場に入りきるか
  • 利用金額が予算以内か
  • 現時点で人数予測が正確にできないことを了承してくれるか
  • ドタキャンなどの急な人数変更に対応してくれるか
  • ステージ・スクリーンなど必要設備や備品があるか、また使用は無料か有料か

上記の注意点を確認して問題がなさそうであれば仮予約を入れ、下見の段取りをつけます。仮予約ができない会場であれば下見予約のみ入れましょう。

※下見は必ず行いましょう!!
以前に行ったことのある会場でも、レイアウトや設備などの詳細を確認する為に会場の下見をすることを強くオススメします。会場担当者と一度顔を合わせておくことも重要です。

2-3. 下見当日の確認点

  • アクセス(駅からのアクセス・迷いやすくないか)
  • 駐車場(収容台数・無料券の有無)
  • 宴会場の部屋名(人数次第で、途中で宴会場が変わる会場があります。)
  • 開放感(天井の高さ・窓の数・真ん中に柱がないかなど)
  • 受付(設置場所・机イスの大きさと数・宴会場までの導線)
  • レイアウト(テーブル・イス・ビュッフェ台・荷物置き場)
  • 映像(スクリーン・プロジェクター・DVDプレイヤーの位置や接続確認)
  • BGM(CD・iPod・DJブースの位置や音質確認)
  • 設備(トイレ・クローク・控え室・授乳室・喫煙場所の位置)
    ※ 昨今の同窓会では、宴会場を完全禁煙にすることが多いです。
  • 写真撮影(幹事メンバーや参加者へ共有用)

3.  予約

下見をした会場の中で条件が合い、且つ一番気に入った会場を正式予約しましょう。色々な人に意見や感想を聞き過ぎると好みが分かれて決められなくなる為、意思決定は最低限の幹事メンバーで決め切ることが大切です。会場が決まったら正式予約の電話をしましょう。

3-1. 予約人数のコツ

会場を正式予約する際の大事なポイントとして、何人で予約するか?があります。同窓会の参加申請は、みんなに返事を急かしても「誰が行くのか分からないと決められない〜」や「まだ先の予定は分からないんだよね、行けたら行くね。」と言う人が大変多いです。とはいえ参加人数を確定させてからの予約では会場が空いている補償がないので、会場は何ヶ月か前から先に予測人数で予約しなくてはなりません。

そんな時に押さえておくべきポイントは下記です。

    • 目標設定は高くても良いですが、現実的な参加率を意識して予約しましょう。

      スクリーンショット 2014-06-04 17.16.44
  • 最低補償金額がある会場は、最低参加人数がその金額を越える必要があります。
  • 初回予約時の人数から大幅に予測を外してしまった場合は、レイアウトや宴会場の変更で上手く会場調整ができる可能性があるので、できる限り早く会場へ連絡を入れましょう。(最終的な人数報告は2週間前〜3日前までの会場が多いです。)
  • 同窓会にドタキャンは付き物なので人数は少なめ少なめに予測しておき、多くきたらラッキーぐらいに考えておきましょう。立食パーティー形式にしておけば、十数人規模の増加はあまり問題になりません。
  • 同窓会を頻繁に開催している会場は人数が不安定なことも折り込み済みなので、そういった予約人数に対して柔軟な会場を利用するのが良いでしょう。

3-2. 予約時間のコツ

予約時間の長さ

2時間〜2.5時間がオススメです。昔話が尽きることはありませんが、これ以上長くすると立ちっぱなしで疲れたり、会費が上がったりなどデメリットがメリットを上回ります。一次会終了後に雰囲気を変えて着席式での二次会に流れるのが一番喜ばれます。

予約する時間帯

  • 土曜日など次の日が休みの曜日 → 16:00〜や17:00〜の夕方開催
  • 日曜日や次の日が平日の曜日 → 13:00〜16:00の間でスタート

※ 19時以降のスタートは主婦や小さいお子さんがいる方、遠方の方が参加しづらくなりますので成人式同窓会など若い世代の同窓会以外では避けるようにしましょう。

3-3. 料理や飲み物のコツ

  • 同窓会が盛り上がるほど話に夢中でみんな料理を食べるのを忘れてしまいますので、料理は量よりも質を求めましょう。女性比率が高い同窓会はデザート系を充実させてあげると喜ばれるでしょう。
  • お酒の好みは様々なのでビール以外にもワイン・焼酎・ウィスキー・日本酒・カクテル系など、できるかぎりのバリエーションを揃えましょう。ソフトドリンクも忘れずに。
  • 地元で有名な地酒などがある場合は持ち込むと盛り上がりますので、持ち込み可能か会場に事前に確認して持参してみましょう。持ち込み費用が掛かる場合があります。

まとめ

いかがだったでしょうか?
意外と注意しなくてはいけないことが多いですが、上記ステップ通りに進めれば会場選びは不安なく進められるはずです。会場さえ決まってしまえば、会費決定→詳細告知と一気に進めることができます。先送りせずに余裕を持って早めに決定させましょう。

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真田 幸次 About 真田 幸次

著者情報:日本最大級の同窓会幹事代行サービス 笑屋株式会社 代表取締役
同窓会プランニング・WEBとアナログを活用したコミュニティー作りに関する総責任者。専門は経営・マーケティング。

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