「同窓会をやる予定だけど、どんな文面で案内状を出せばいいのか分からない……」
「そもそも書き方やルールはあるの？？」
そんな疑問を抱える方のために、そのままコピーして使えるサンプルを30種類用意しました。
また、デザインや参加率が上がるちょっとしたコツもプロの視点でご紹介していきます！
＜目次＞
1. なぜ案内状を送るの？メリットとデメリット
2. 案内状発送における全段取り
3. タイプ別・年齢別！そのまま使える文章例30種
4. (参考) 効果的な送付方法・デザイン
5. まとめ
1. なぜ案内状を送るの？メリットとデメリット
案内状を送る目的は大きく3つあります。
- 同窓生への告知
- 同窓会への招待
- 出欠の確認
また、案内状の発送には下記のようなメリット、デメリットがあります。
メリット
- より多くの同窓生へ情報が行き届く
- 公式感が出る
- 「同窓会の案内」というお知らせを家族も見ることができ、安心される
デメリット
- 発送するための作業が大変
- 名簿の用意、管理が大変
- 返信されてきたハガキの出欠管理をする手間がかかる
- 費用がかかる
現在では、LINEやFacebookなどのSNSでの連絡が当たり前となり、手紙やメールよりも普段のコミュニケーションのほうが格段に早く容易になりました。
それらのアプリの中には、イベント機能がついていることもあり、イベントの企画・告知・出席者の管理が誰にでも簡単にできるようになっています。
ただ、SNSを普段から使用していない年代や、クラス会よりも規模の大きい会であれば、上記メリットは重要でしょう。
また、昔は当たり前のように卒業アルバムに住所が載っていましたが、個人情報保護法が施行された2005年を境目に卒業アルバムに個人情報は載らなくなっていますので、これより若い方は、案内状を送ること自体が難しくなってきています。
2. 案内状発送における全段取り
案内状の発送のタイミングは、早すぎても遅すぎてもいけません。
早すぎると忘れられてしまう可能性があり、遅すぎると先に予定が入ってしまう可能性がある為です。
一般的に、1,2ヶ月ぐらい先までのご予定を立てられる方が多いため、開催の3ヶ月前を目安に発送するのが理想的です。
それでは案内状の発送までと発送後の段取りを確認してみましょう。
Step.1 事前準備
まずは、案内状を発送するときに必要な物を確認してみましょう。
- 発送先リスト（名簿）
- 逝去者リスト
- 案内文面（サンプル文面は後述します）
- 往復はがき または 官製はがき または 封筒・便箋・切手
- （往復はがきで発送の場合）個人情報保護シール
発送先リストには、名前（旧姓または現姓）・郵便番号・住所が必要となります。
旧姓で送る場合、実家などに届く場合もありますが、多くの場合は宛先不明で戻ってきてしまうので、できるかぎり現姓が把握できている方がよいでしょう。
発送先リストは、Excelなどでデータ化しておきましょう。
データ化しておけば、宛名印刷が簡単になり、当日の出欠名簿を作成する際にも便利です。
また、ご逝去された方にはご案内をお送りしない方が良い為、事前に確認しておくことをお勧めします。
Step.2 案内状内容確認
次に、案内状を作る前に案内状に載せる「情報」を整理してみましょう。
- 学校名（同窓会名）と卒業年もしくは◯期生など、どの学年か特定できるもの
- 差出人の幹事氏名
- 協力している幹事メンバーの氏名
- お呼びする恩師（先生方）の氏名
- 開催日時・会場・会費などの開催情報
- 出欠申請方法・出欠締め切り日
- 問い合わせ先
日時や連絡先などは、ひとつでも抜けたり、間違ったりしてしまうと、修正のための発送費が追加でかかったりご案内が届いた同窓生を混乱させてしまいますので、しっかりと確認することが重要です。
Step.3 案内状制作
準備が整ったら、いよいよ案内状の制作です。
下記デザインを参考にしながら作ってみてください。
・シンプル（はがき）
・デザイン（封書案内状）
Step.4 先生案内状制作
先生方へのご案内状は、同窓生へ送るものとは別の文章で制作します。
案内の文面は失礼のない文面で、招待する場合は会費の記載を省き、感謝の気持ちと会の詳細を記載します。
連絡先の分からない先生がいる場合は、母校に確認してみてください。現在赴任中の学校が分かればその学校宛にご案内を送ることができます。もしくは、母校から先生に幹事の連絡先を伝えてもらい、幹事に連絡をしてくれるようお願いすることも1つの方法です。
Step.5 発送後のフォロー
案内状を発送した後は、より参加者が増えるよう、幹事で手分けをして声をかけていきます。
案内状の発送と並行して、メールや電話、SNSを使って参加を呼びかけていくことが効果的です。
「案内は届いたけれど、仲が良かった人もくるのかな」
「1人じゃ参加しづらい」
背中を押してもらえるのを待っている同窓生はたくさんいますし、参加が参加の連鎖を生みます。
また、通知が届かず参加者が伸びないケースも多くありますので、どこまで案内ができるかが重要なポイントとなります。
3. シーン別・年齢別！そのまま使える文章例30種
カジュアル編
①
〇〇学校のみなさま、お久しぶりです！お元気でお過ごしでしょうか？
〇〇学校を卒業して早◯年、私たちも◯歳となりました。
そこで、下記のご案内にて、◯歳の節目に学年同窓会を開催する運びとなりました。地元◯◯が最も美しい桜の季節に、母校の目の前での開催です。
お世話になった先生方にもお声かけしています。
きっと懐かしさに◯年の歳月が一瞬で埋まり、◯◯学生に戻って楽しい時間を過ごせることと思います。
みなさまお誘い合わせの上、ご参加くださいますようお願い申し上げます。
では、皆様にお会いできることを、幹事一同、心から楽しみにしています。
②
拝啓 ◯◯学校卒業生の皆さまにおかれましては、ご清祥のこととお慶び申し上げます。
さて、私たちが◯◯学校を卒業したのは◯年。早くも◯年もの時が流れようとしています。皆さま、どのような毎日をお過ごしでしょうか。
先日、一部のメンバーで久しぶりに集まった際に、「卒業◯年記念で同窓会をやろう！」と盛り上がり、下記の通り、同窓会を開催することになりました。地元を離れている皆さまも多いとは思いますが、この絶好の機会にしばし日常を忘れ、みんなの懐かしい顔を見ながら楽しいひと時を過ごしたいと思います。皆さまお誘い合わせの上、ご参加いただきますようお願いいたします。
敬具
③
拝啓 ◯◯の侯 皆様いかがお過ごしでしょうか。
さて、私たち◯◯高校◯◯クラスの出会いから、はや◯年の時が過ぎようとしています。
そこで久しぶりにみんなの顔が見たいと思い、同窓会を企画しました！
近況などを語らいながら、仲間たちと旧交を温め親睦を深めたいと思います。
当日は◯◯先生もご出席いただく予定です。
ご多忙中とは存じますが、ぜひ皆様お誘い合わせの上、ご出席くださいますようお願い申し上げます。
敬具
④
拝啓 ◯◯の候、みなさまいかがお過ごしでしょうか。
さて、早いもので 私達が◯◯学校を卒業して、◯年が経とうとしています。
そこでこの度、学年全体の同窓会を開催することになりましたので ご案内申し上げます。
〇〇時代に戻り、おおいに盛り上がりましょう！1人でも多くの同級生に会えるのを幹事一同楽しみにしています。
当日はお世話になった先生方にもお声をかけさせていただいています。
敬具
フォーマル編
①
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
さて、昭和◯年に◯◯学校を卒業し、早◯年の時が経過しました。皆様におかれましては、いかがお過ごしでしょうか。
この度、下記のご案内にて、同窓会を開催する運びとなりました。ご多忙中とは存じますが、しばし日々の雑事を忘れ、楽しいひと時を過ごしたいと思います。皆様お誘い合わせの上、ご来会いただけますようお願い申し上げます。
敬具
～ご家族の皆様へ～
本案内状は、卒業アルバム記載の住所をもとに送付させて頂いております。ご本人が転居されている場合は、ご家族様より本書到着の旨をご連絡して頂ければ幸いでございます。
②
皆様、お元気でお過ごしでしょうか。早いもので、◯◯学校を卒業してから◯年の歳月が過ぎようとしています。
さて、この度◯◯学校◯年卒業の同窓会を下記の通り開催することとなりましたので、ご案内致します。
◯◯先生や◯◯先生もご臨席頂くこととなっておりますので、皆様お誘い合わせの上、ご来会くださいますようお願い致します。
なお、連絡のとれない同級生もおりますので、ご周知をお願い致します。
③
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
さて今年は、◯年に◯◯学校を卒業してから、約◯年目の年となります。皆様におかれましては、いかがお過ごしでしょうか。
この度、卒業◯年を記念し、下記のご案内にて、同窓会を開催する運びとなりました。ご多忙中とは存じますが、しばし日々の雑事を忘れ、楽しいひと時を過ごしたいと思います。
今回の同窓会では当時お世話になった先生方へもお声がけしておりますので、皆様お誘い合わせの上ご来会いただきますよう、ご案内申し上げます。
～ご家族の皆様へ～
本案内状は、卒業アルバム記載の住所をもとに送付させて頂いております。ご本人が転居されている場合は、ご家族様より本書到着の旨をご連絡して頂ければ幸いでございます。
シンプル編
①
拝啓 ◯◯の候 皆様におかれましては益々ご清祥のことと存じます。
さて、このたび◯学校◯年度卒業生同窓会を開催する運びとなりました。恩師の先生方にもお声がけしております。みなさまお誘いあわせの上、お集まりいただけますと幸いです。
敬具
②
拝啓 ◯◯の候 皆様におかれましては益々ご健勝のことと お慶び申し上げます。
さて、このたび◯◯学校◯年卒業生同窓会を下記のとおり開催する運びとなりました。
御多忙とは思われますが、皆様のご来会をお待ちしております。
敬具
③
拝啓 ◯◯の候 皆様もますますお元気のことと存じます。
さて、◯◯学校卒業より◯年目という節目の年に同級会を下記により計画いたしましたので、多数のご参加をお願いいたします。
敬具
卒業◯◯周年記念編
①
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
さて、◯◯年に◯◯学校を卒業し、早くも◯年の齢を重ねました。この節目に下記のとおり同窓会を開催いたします。ご多用中のことと思いますが、精神年齢だけでも学生時代に戻り再会を楽しみたいと思います。皆様お誘い合わせの上、ご来会いただきますようお願いします。
敬具
～ご家族の皆様へ～
本案内状は、◯◯学校同窓会住所録をもとに送付させて頂いております。ご本人が転居されている場合は、ご家族の皆様より本書到着の旨をご連絡して頂ければ幸いです。
②
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
さて、◯◯年に◯◯学校を卒業し、早くも◯年ほどの時が流れました。皆様におかれましては、いかがお過ごしでしょうか。
この度、下記のご案内にて、同窓会を開催する運びとなりました。ご多忙中とは存じますが、しばし日々の雑事を忘れ、楽しいひと時を過ごしたいと思います。皆様お誘い合わせの上、ご来会いただけますようお願い申し上げます。
敬具
～ご家族の皆様へ～
本案内状は、卒業アルバム記載の住所をもとに送付させて頂いております。ご本人が転居されている場合は、ご家族様より本書到着の旨をご連絡して頂ければ幸いでございます。
③
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
さて、◯◯年に◯◯学校を卒業し、早くも◯年もの時が流れました。皆様におかれましては、いかがお過ごしでしょうか。
この度、卒業◯年を記念し、下記のご案内にて、同窓会を開催する運びとなりました。ご多忙中とは存じますが、懐かしい面々と楽しいひと時を過ごしたいと思います。皆様お誘い合わせの上、ご来会いただけますようお願い申し上げます。
敬具
年齢記念編
①
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
さて、◯年に◯◯学校を卒業し、早くも◯年もの時が流れました。皆様におかれましては、いかがお過ごしでしょうか。
この度、下記のご案内にて、◯歳の節目として学年全体同窓会を開催する運びとなりました。ご多忙中とは存じますが、1人でも多くの方にご参加いただき、楽しいひと時を過ごしたいと思います。皆様お誘い合わせの上、ご来会いただけますようお願い申し上げます。 もちろん恩師の方々にもお声を掛けさせて頂きます。
敬具
～ご家族の皆様へ～
本案内状は、卒業アルバム記載の住所をもとに送付させて頂いております。ご本人が転居されている場合は、ご家族様より本書到着の旨をご連絡して頂ければ幸いでございます。
②
〇〇小学校のみなさま、お久しぶりです。お元気でお過ごしでしょうか。
〇〇小学校を卒業して◯年が経ち、私たちも◯歳となりました。
そこで、下記のご案内にて、◯歳の節目に学年同窓会を開催する運びとなりました。地元◯◯が最も美しい◯◯の季節に、◯年ぶりの再会となります。
お世話になった先生方にもお声かけしています。
きっと懐かしさに◯年の歳月が一瞬で埋まり、小学生に戻って楽しい時間を過ごせることと思います。
みなさまお誘い合わせの上、ご参加くださいますようお願い申し上げます。
では、皆様にお会いできることを、幹事一同、心から楽しみにしています。
③
拝啓 ◯◯の候、皆様方におかれましては、ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
さて、◯年に◯学校を卒業し、早くも◯年もの時が流れました。いかがお過ごしでしょうか。
この度、◯歳を迎える記念すべき年に、下記のご案内にて、同窓会を開催する運びとなりました。ご多忙中とは存じますが、お互いの再会を喜び合い、懐かしいひと時を楽しんでいただきたいと思います。恩師の先生方にもご出席いただく予定です。皆様お誘い合わせの上、ご来会いただきますようお願い申し上げます。
敬具
④
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
さて、皆様におかれましては、いかがお過ごしでしょうか。時が経つのは早いもので、我ら◯歳を超えたこの機に、下記のご案内にて同窓会を開催する運びとなりました。ご多忙中とは存じますが、しばし日々の雑事を忘れ、楽しいひと時を過ごしたいと思います。皆様お誘い合わせの上、ご来会いただけますようお願い申し上げます。
敬具
⑤
拝啓
時下益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。
皆様、お元気でお過ごしでしょうか。
早いもので、私たちが◯◯学校を卒業して◯年が経とうとしています。
この度、◯歳という節目でもある年に、下記の通り初めての同窓会を開催する運びとなりました。先生方にもお声を掛けさせて頂き、ご参加頂けるとのお返事を頂戴しております。
皆様と懐かしい思い出を振り返りながら、楽しいひと時を過ごせたらと思っております。ぜひ皆様お誘い合わせの上、ご来会頂けますようよろしくお願い申し上げます。
幹事一同、皆様とお会いできることを心よりお待ちしております。
敬具
還暦編
①
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
さて、◯年に◯◯学校を卒業し、早くも◯年もの時が流れました。皆様におかれましては、いかがお過ごしでしょうか。
◯回卒業生全員が、3月31日をもちまして還暦と節目の年を迎えます。
この節目に、懐かしく一堂に会する機会を設けたいと、同窓会を企画いたしました。
ご多忙中とは存じますが、この機会に多くの同窓生と楽しいひと時を過ごしたいと思います。皆様お誘い合わせの上、ご来会いただけますようお願い申し上げます。
敬具
～ご家族の皆様へ～
本案内状は、前回の同窓会名簿の住所をもとに送付させて頂いております。ご本人が転居されている場合は、ご家族様より本書到着の旨をご連絡して頂ければ幸いでございます。
②
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
さて、◯年に◯◯学校を卒業し、早くも◯年もの時が流れました。皆様におかれましては、いかがお過ごしでしょうか。
この度、還暦を記念いたしまして、下記のご案内にて、同期会を開催する運びとなりました。ご多忙中とは存じますが、しばし日々の雑事を忘れ、楽しいひと時を過ごしたいと思います。皆様お誘い合わせの上、ご来会いただけますようお願い申し上げます。
ご協力のほどよろしくお願い申し上げます。
敬具
成人式編
①
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
さて、◯◯年に◯◯学校を卒業し、早くも成人式を迎えました。皆様におかれましては、いかがお過ごしでしょうか。
この度、下記のご案内にて、同窓会を開催する運びとなりました。ご多忙中とは存じますが、しばし日々の雑事を忘れ、楽しいひと時を過ごしたいと思います。皆様お誘い合わせの上、ご来会いただけますようお願い申し上げます。
敬具
OB会編
①
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
〇〇は◯年◯月に〇〇として創設されてから◯周年を迎える事ができました。◯◯が発展し歴史を築くことができましたのもOB会の諸先輩の皆様
さて、このたび創設◯周年という節目にあたり、
敬具
②
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
◯◯支部も同窓の皆様のご理解とご協力をいただき、例年通り下記のご案内にて『◯◯支部総会・懇親会』を開催する運びとなりました。
ご多用とは存じますが、しばし日々の雑事を忘れ、楽しいひと時を過ごしたいと思います。
皆様お誘い合わせの上、ご出席いただけますようお願い申し上げます。
敬具
③
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
この度、下記のご案内にて、◯◯OB会を開催する運びとなりました。
突然のご案内で驚きのことと存じますが、世代を越えて親睦を深めたいと思います。ぜひ皆様お誘い合わせの上、ご来会くださいますようお願い申し上げます。
なお、ご住所が不明となっている方もおりますので、当時の仲間と交流のある方はご連絡していただけますと幸いです。
幹事一同、皆様のご出席を心よりお待ちしております！
敬具
先生の退職記念編
①
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
この度、下記のご案内にて、◯◯の会を開催する運びとなりました。ご多忙中とは存じますが、しばし日々の雑事を忘れ、楽しいひと時を過ごしたいと思います。皆様お誘い合わせの上、ご来会いただけますようお願い申し上げます。
例年通り、◯◯先生のご参加は決定しております。また、◯◯先生は、3月末で◯◯学校（役職）を定年退職されます。定年のお祝いも兼ねていますので、ぜひ◯◯会にご参加ください。
敬具
2回以上開催編
①
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
さて、◯◯年に◯◯学校を卒業し、早くも◯年もの時が流れました。皆様におかれましては、いかがお過ごしでしょうか。
前回の同窓会も大変な盛会となり、本年も下記のご案内にて、同窓会を開催する運びとなりました。ご多忙中とは存じますが、しばし日々の雑事を忘れ、楽しいひと時を過ごしたいと思います。皆様お誘い合わせの上、ご来会いただけますようお願い申し上げます。
敬具
１人でも多くの方に参加を募りたいと思います。ご連絡のできる方々に是非、開催のご案内とお誘いをお願い致します。または連絡先を幹事までお知らせください。
～ご家族の皆様へ～
本案内状は、卒業アルバム記載の住所をもとに送付させて頂いております。ご本人が転居されている場合は、ご家族様より本書到着の旨をご連絡して頂ければ幸いでございます。
②
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
さて、◯年前に◯◯学校◯組のクラス会を開催してから早くも◯年ほどの時が流れました。
皆様におかれましては、 いかがお過ごしでしょうか。
この度、下記のご案内にて、再度合同クラス会を開催する運びとなりました。 ご多忙中とは存じますが、しばし日々の雑事を忘れ、 楽しいひと時を過ごしたいと思います。皆様お誘い合わせの上、 ご来会いただけますようお願い申し上げます。
敬具
～ご家族の皆様へ～
本案内状は、卒業アルバム記載の住所をもとに送付させて頂いております。ご本人が転居されている場合は、ご家族様より本書到着の旨をご連絡して頂ければ幸いでございます。
③
拝啓 暖かな春の日ざしが何よりうれしい季節となりました。
皆さまにおかれましては、益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。
この度、◯◯学校◯年度卒業生の同窓会を、下記の詳細にて開催することになりました。
◯年後の再会を楽しみにして頂いていたことと思われます。前回参加頂いた方からどんどん広がって、多くの方々とお会い出来ればと思っています。
ご多用中とは存じますが、皆さまのご出席を幹事一同心よりお待ちしております。
敬具
先生招待状編
①
拝啓 先生方におかれましては、益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。
さて、私たちが◯年に母校を巣立ってから、早◯年の年月が経ちました。この度、卒業◯年を記念し、初めての学年全体での同窓会を下記のご案内にて開催する運びとなりました。
ご多忙とは存じますが、私どもと懐かしいひとときを過ごして頂きたく、ご案内申し上げます。
先生方のご臨席を心よりお待ちしております。
敬具
②
拝啓 先生方におかれましては、益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。
さて、私たちが◯年に母校を卒業してから、早いもので◯年の年月が経ちました。
この度、学年全体の同窓会を開催する運びとなりました。ご多忙とは存じますが、私どもと懐かしいひとときを過ごして頂きたく、ご案内申し上げます。本来なら直接伺ってお願いすべきところですが、書面にて失礼させていただきます。
お手数ではございますが、返信ハガキにてお返事をお願い致します。
先生のご臨席を心よりお待ちしております。
敬具
4. (参考) 効果的な送付方法・デザイン
よりご参加率が上がるように、案内状の送付方法やデザインについてご紹介します。
より多くの方に「同窓会に参加したい」と思ってもらえるデザインにするため、ぜひ一手間かけていただくことをお勧めします。
文字だけのデザインより、楽しさが伝わり、参加率がより高くなります。
- 各クラスの幹事メンバーの氏名を多く入れる
- 校章を入れる
- 学校の写真や幹事会の写真を入れる
- 文字のフォントに強弱をつける
- 見やすいフォントを使用する（文章部分は明朝体、日時などのご案内の部分は、メイリオもしくはゴシック体がお勧めです）
- 地図を入れる（住所のみよりイメージがしやすくなります）
また、返信ハガキに当時を思い出させるような簡単なクイズを入れて、答えは当日発表！と書いておくなどすると、より同窓会に行くことが楽しみになります。
5. まとめ
いかがでしたでしょうか。
同窓会が成功した、と言える一番の基準は参加率です。
ご参加される人数が多ければ多いほど、久しぶりの再会を喜ぶ声が増え、同窓生への満足度につながります。
少人数で準備するのは正直骨の折れる作業ではありますが、開催が終わったあとの達成感はとても大きなものです。
たかが案内状、されど案内状。
同窓会を成功させるために、素敵な案内状をぜひ作ってみてくださいね。
About 真田 幸次
少し無理があるかもしれないですが、１９７０年に中学校に入学した同期の方々が２０２０年には
５０年という区切りを迎えます（卒業年が区切りにはなってません）何かと区切りの良い年度に
是非実施をしたいと考えています。入学年度から数えてのメモリアル親睦会は変でしょうか？
江内谷良一様
ご返信遅くなりまして申し訳ございませんでした。
笑屋の尾澤です。
区切りの良いタイミングで同窓会を行うことはよくございますので、変ではないと思います。
寧ろ、そのような名目があると参加率も向上しやすいです。
ぜひ開催をご検討してみてはいかがでしょうか。