感染症対策を行って対面の同窓会を開催!対策内容と当日の様子をご紹介

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昨今、新型コロナウイルスが猛威を振るっています。

今年5月に緊急事態宣言が解除されてから感染者の数は一時期減りましたが、現在はまた増え始め、油断できない状況が続いていますね……。

今年はオリンピックを始め、コロナ危機で最も影響を受けているものの一つが、人が集まる密な「イベント」ではないでしょうか。

まだまだ従来通りのイベント開催が難しい中で、幹事代行サービスを提供している笑屋の同窓会では、今年の夏に感染症対策を行った上で対面での同窓会を開催しました

この記事ではその時の同窓会の様子と、どんな感染症対策を行ったかをご紹介します!

【目次】

1.同窓会概要

2.実際の同窓会当日の様子

3.参加者の声(幹事様のインタビュー)

4.同窓会の未来とは

1. 同窓会概要

本同窓会は今年8月に行われ、真夏の日差しが照りつける中、
約40名ほどの参加者が集まってくださいました。

今年度に入ってから、ライブや様々な行事など人が多く集まるイベントが中止や延期となってしまう日が続いていましたが、
本同窓会は還暦を記念しての開催であったため、来年以降に延期をしてしまうと、「同窓会を開催する意味が半減してしまうのではないか……」という幹事様のご意向もあり、中止や延期にはせずに予定通り対面での開催となりました。

2.実際の同窓会当日の様子

同窓会当日。
やはり1番気になるのは、会場の感染症対策がどのように行われていたかですよね!

笑屋では専門家監修のもと、感染症対策グッズを用意するなど、笑屋独自で感染症対策を実施しており、同窓会参加者が安心してご参加いただけるように準備しています。

2-1.受付まで

ますは会場の入り口で消毒

そして会場に入って、まず最初にする受付の様子です。

受付担当は笑屋の社員スタッフ。
マスク、フェイスシールドなどを受付スタッフに着用を義務付け、少しでもご安心いただけるようご対応させていただいています!

2-2.会費のお支払い

受付が終わったら、次は会費のお支払いです。

笑屋では今まで会費のお支払いは現金のみとなっておりましたが、本同窓会では接触機会を軽減するため、直接現金に触れずにお支払いが可能なQRコード決済を導入しました!

当日は現金でのお支払いももちろんご対応可能ですが、「現金でのやり取りは不安……」という方にはQRコード決済によるお支払いをおすすめしております。

これでお金を渡す時もご安心いただけるかと思います!

2-3.受付待機列

受付の待機列でも、人と人との間隔は気になってしまいますよね。

本同窓会では、ソーシャルディスタンスを確保するために、分かりやすいイラストによる待機列用紙を床に貼り、距離を置いて並んでいただきました。

もちろん、会場内に入る前には検温を実施し、体調不良項目がないかヒアリングさせていただきます。(検温器も笑屋で用意しています!)

2-4.お食事とご歓談

笑屋の同窓会では、これまで立食ビュッフェスタイルで同窓会を開催するケースが多かったのですが、本同窓会ではソーシャルディスタンスを考慮し着席スタイルにして、料理が個々に配膳されるかたちにいたしました

ビュッフェだとトングやお皿などにいろんな方が手を触れることが多く不安ですが、あらかじめ自分の分だけ用意されていれば安心ですね。

席もソーシャルディスタンスをとってセッティングされています。
実際に幹事様にお話を伺っても、隣の方とお話しするには十分な距離なので、会話の際も特に困ることはなかったそうです。

また、幹事様や先生方からのご挨拶の際は、マイクシールドをマイクに被せて飛沫防止対策をしました

お写真の撮影も笑屋がお手伝いさせていただきますが、
なるべくソーシャルディスタンスをとっていただいたり、集合写真を撮る際は直前までマスクの着用をお願いしていました。

3.参加者の声

前述のように、本同窓会では感染症対策のため着席スタイルでの開催となりましたが、これまで笑屋がお手伝いさせていただいた同窓会は、より多くの参加者が久しぶりに再会した同窓生との歓談ができるだけ多くできるように、立食ビュッフェスタイルをおすすめしてきました。

ですが、当日参加された方々は、従来の立食ビュッフェと変わらないくらい盛り上がっていらっしゃいました!
皆さん笑顔で楽しく会話し、再会を懐かしんでいらっしゃったのが非常に印象的でした。

ここで、本同窓会の開催について幹事様にインタビューさせていただきました!
その一部をご紹介したいと思います。

3-1.開催に踏み切った理由

笑屋「今回の同窓会を、延期や中止でもなく、開催に踏み切った理由をお聞かせください」

幹事様「仮に延期するとしても、1年後しかありえないと思っていました。かと言って、来年に延期したところで今より落ち着いているとは限りませんから……」

笑屋「そうですね……。現在でもなかなか感染者の数は減りませんし、来年なら安心! と断言はできませんもんね……」

幹事様「あとは、今回還暦ということもあって、来年やったら同窓会をやる意味が半減してしまうのでは?という思いもあって、余程のことがない限りはやめるという選択肢はありませんでしたね」

3-2.周りからの声

笑屋「そんな中で、周りからの声はどんなものがありましたか?」

幹事様「そうですね……。やっぱり、『本当にやるの?』という声は多くありました。

『参加しないでほしい』と言いたそうな家族の顔を見て参加を見送ったという友人もいましたが、意外と『本当は出たいんだけど……』という声もたくさんありました」

3-3.コロナ対策について

笑屋「今回は感染症対策を実施しての開催となり、通常の同窓会とは異なる部分など多くあったかと思いますが、実際に笑屋が実施した感染症対策はいかがだったでしょうか?」

幹事様「ある程度、幹事としても対策が必要だと思っていました。

だけど実際会場に来てみたら、最低限これくらいはやってほしいという感染症対策は網羅されていましたし、食事も大皿での提供から個々に配膳するかたちに変更になっていて、『これで大丈夫だな』という安心のなかでスタートすることができました

3-4.笑屋に頼んで

笑屋「幹事代行サービスを使ってみていかがでしたか?」

幹事様「トータルでみたら、本当に頼んでよかったなと思いました。招待状の発送だけで全く手間が違いますし」

笑屋「個人開催にすると、出欠管理だけでも大変なのに、招待状発送や会場探しなど本当に大変なことが多いですからね」

幹事様「あとは、ドタキャン保証があるのはありがたいです。直前に来られなくなった人の会費を誰かが負担しなくてもいいというサービスは、幹事側としては安心して開催できるところだと思います」

笑屋「この時期ですとギリギリまで参加を迷われている方も多いでしょうし、いつも以上に当日参加者が何人来てくれるのか予測しずらいところもありますからね」

幹事様「笑屋さんに提供してもらった同窓会専用コミュニティサイトを使えば、今後小さな集まりは笑屋さんを通さずにできるわけだし、とても便利だと思います。
それがだんだん集まってきて、50人、100人規模となってきたらまた依頼するわけですし、案内状を送ったり会場手配しようと思ったら笑屋さんに頼んじゃえば楽ですよね。

今回行きたくても行けなかった人もいっぱいいますし、5年後に同窓会やる時は、またお願いしたいですね」

4.同窓会の未来とは

新型コロナウイルスの影響によって様々な制約に悩まされることになり、多くのイベントが中止になる中で開催に踏み切った今回の同窓会。
幹事様たちの強い想いにより実現され、笑屋の同窓会はそのサポートをさせていただきました。

新型コロナウイルスが流行してからは、オンライン授業やオンライン飲み会など、オフライン(対面)の代わりとなるものが登場し、オンラインツールが充実したこともあってオンラインでできることも非常に増えてきましたが、
こんな状況だからこそ、オフラインでイベントを開催することの価値を、幹事様の声から再認識することができました。

人と会うと安心するはずだったのに、今では人と直接会うことに不安を感じる時代となってしまっています。

物理的な距離をとらないといけない時代ですが、
その影響で精神的な距離もできてしまうと、寂しいですよね……。

オンラインにはオンラインの良さがありますが、友人との精神的な距離も離れてしまわないようにするためにも、直接会える方がやっぱり嬉しいのではないかと思います!

終わりに

笑屋の同窓会では、コロナ禍でも皆様の大切な人との再会が安全に実現できるよう、お手伝いさせていただきます。

感染症対策のみならず、会場探しや案内状の発送、当日の運営など、幹事様の大変なお仕事を全て代行し、同窓会当日までをサポートさせていただきます。

どうぞお気軽にご相談ください。

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