外出自粛ムードが続く中、3度目の緊急事態宣言が発令されました。
休業や時短営業のお店が増え、土日やGWはお家で過ごす時間が増えているかと思います。
さまざまなイベントが中止や延期になる一方、オンラインで開催されることが増えた現在、千葉大学教育学部附属中学校同窓会では初めての試みとなる「オンライン合同同窓会」を開催しました！
同窓会運営委員会 2020年度合同同窓会代表幹事、安田尚弘様にお話を伺いました。
＜目次＞
1. オンライン合同同窓会を開催した背景について
2. 告知方法について
3. 当日の参加者の声
4. 参加費について
5. 笑屋に依頼して良かった点
6. オンライン同窓会を振り返ってみて
7. 今後の同窓会の展望について
8. 【笑屋のオンライン同窓会・総会プラン】のご案内
新型コロナウイルスの感染拡大の影響により、今年2月の全学合同同窓会をオンラインで開催されました。
中止・延期ではなく、オンラインでの開催に踏み切った背景についてお聞かせください。
もともと当同窓会では、学年・クラス単位での同窓会はたびたび開催しておりましたが、全学の合同同窓会を開催したことは一度もありませんでした。
そこで、5年前に発足した合同同窓会の運営委員会を中心として、2020年11月に初となる合同同窓会を開催する計画を練っていたのですが、コロナ禍の影響を受け、一旦中止を余儀なくされました。
ただ、「このチャンスを逃してしまったら、合同同窓会はしばらく実現できないのではないか」と危機感を持ち、何とかして開催するための方法はないかと探っていたところ、笑屋さんのオンライン同窓会プランのホームページを発見しました。
私どもにとってオンライン同窓会は初めての経験なので、本当に上手くいくのかどうかわからない部分もありましたが、コロナ禍を契機にオンライン会議ツールを活用する人が一気に増えたこともあり、「“場”をつくりさえすれば、多くの同窓生が集まってくれるのではないか」と考え、笑屋さんに依頼することにしました。
同窓会の告知や集客はどのようにして進められたのでしょうか。
また、結果的にどれくらいの同窓生が合同同窓会に参加されましたか？
▲合同同窓会告知ページ
当同窓会のホームページで告知するとともに、連絡先がわかっている同窓生400〜500名に、学年・クラス単位の同窓会の幹事を通じて、ハガキやメールを送りました。
事前に参加登録してくれた同窓生は145名。当日参加してくれた同窓生は127名でした。
オンラインの会合は参加しやすい反面、キャンセルも出やすいと考えていたのですが、100名を超える同窓生に参加いただけたのはありがたかったですね。
一方で、課題や反省点もあります。本学は創立から70年以上の歴史があり、1万人以上の卒業生がいますが、先ほども述べたように今回の同窓会では400～500名の卒業生しかお声がけできませんでした。
個人情報保護の観点からしても、名簿情報を管理するのは容易ではなかったため、「どのようにして卒業生の正しい連絡先を集めていくか」といったところには苦労しました。
また、連絡先を知っていても、その情報を更新するのは難しく、お亡くなりになられた同窓生にご案内のハガキをお送りしてしまったケースもありました。
当日参加した同窓生の反応についてはいかがでしたか？
オンライン会議ツールの設定トラブルや映像トラブルに関するご指摘もいただきましたが、「このご時世、皆で集まるのが難しいなかで、こうしたイベントを開催してくれて嬉しかった」「初めは『オンラインでは楽しめないんじゃないか』と思っていたが、思った以上に皆さんと話せて楽しかった。是非、またオンライン合同同窓会を開いてほしい」「オンラインでみんなと一緒に乾杯するのが、あれほど楽しいものだとは思わなかった」といった好意的な意見が圧倒的に多かったですね。
特に印象的だったのは、普段はなかなか集まることのできない海外・地方在住の同窓生や、ご高齢で病床に伏していらっしゃる同窓生、恩師の方々にとても喜んでもらえたことです。これはオンラインならではのメリットといって良いと思います。
今回の合同同窓会は参加費無料とし、開催前～会終了後まで寄附を募られました。
寄附はどれくらい集まったのでしょうか。
私どもとしては「『参加してよかった』と思われた方にお願いできれば」というスタンスで、一口1000円の寄附を募りました。
結果的には、参加者の約6割にあたる75名から総額24万7000円の寄附をいただきました。
同窓生が経営するホテルを利用させてもらったということもありますが、皆さんからの寄附もあって、同窓会からの出費をかなり抑えることができました。
初めてのオンライン同窓会の運営を笑屋に依頼したことで、良かったと感じられた点についてお聞かせください。
オンライン会議ツールが浸透したとはいえ、ご高齢の同窓生を中心として、使い慣れていない方も少なからずいらっしゃいます。すべての参加者がスムーズにアクセスし、同窓会を楽しめるよう、笑屋さんには非常に丁寧な参加マニュアルや、当日の進行台本をつくっていただきました。
▼【笑屋作成】参加者用オンラインツールマニュアル
単にパッケージ化されたマニュアルを適用するのではなく、私たちの意見や要望を汲み取り、反映してもらうなど、非常に柔軟に対応いただきありがたかったですね。
▼【笑屋作成】当日の進行台本
また、同窓生同士で会話をし、懇親できる場をつくりたいという要望に対しても、的確なアドバイスをいただきました。
いいものを一緒につくりあげていきたいという思いを共有してくれたのだと思います。
同窓生からは「オンライン会議ツールは使い慣れていなかったが、無事、オンライン合同同窓会を楽しむことができた。頑張って参加して良かった」というご意見もいただきました。
▼当日の運営の様子
▼左：前会長 小池啓嗣 様、右：現副会長 櫛部健夫 様
イベントを終えて気づいたリアルとオンラインとの違い、反省点や課題についてお聞かせください。
リアルとオンラインとの違いに関しては、リアルは当日の運営が大変なのに対して、オンラインは当日までの準備が大変だということでした。
特に参加者をどのように集めていくかという点に関しては、今後も工夫を重ねていく必要がありますね。
今回のオンライン合同同窓会では、Zoomのブレイクアウトルーム機能（ミーティング参加者を少人数のグループに分ける機能）を活用し、参加者の皆さんに歓談を楽しんでもらいました。
また、それぞれのルームにファシリテーター役を務めてくれる人を意図的に配置し、同窓生同士のざっくばらんな会話を引き出すようにしました。
一方で、異なるルームを渡り歩くことが難しく、移動しても会話に入りづらく傍観者のような立場になってしまうといったこともありました。
仕方のない部分かもしれませんが、オンラインならではのデメリットや弱みも感じ、工夫の余地はあると感じました。
リアルの良さとオンラインの良さを融合させていくことが大切なのかもしれませんね！
最後に、今後の同窓会への展望についてお聞かせください。
そうですね。新型コロナウイルスの感染拡大状況次第だと思いますが、2021年度はリアルな合同同窓会の開催も可能になるかもしれません。
次回の幹事には、リアルとオンラインを組み合わせた“ハイブリッド型”の同窓会を目指してほしいですね。
まずオンラインでの参加者が、リアルな場で交わされている会話にスムーズに入っていくことのできる仕組みをどのようにつくるか、といった技術的な課題があると思います。
また、リアルとオンラインそれぞれの料金体系や集金方法の設定も重要です。
さまざまな課題や工夫が必要ですが、物理的な距離を超えて、誰もが参加することのできるオンラインの強みを活かさない手はありません。
合同同窓会のみならず、学年・クラス単位の同窓会でも、オンラインの活用をどんどん進めていきたいと思っています。
終わりに
笑屋株式会社では、同窓会・同窓会支部のニーズに合わせて、幹事様をサポートいたします。
限られたご予算でも、参加者が満足できるオンライン同窓会を幹事様と一緒に設計します！どうぞお気軽にご連絡ください。
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