同窓会の代行業者を比較!同窓会の幹事は任せた方がいいの?

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同窓会の開催、大変そうだから代行にお願いしちゃおうかな?
でも実際費用とか、内容とかどんな感じなのかわからなくて今一歩踏み出せない、どこにお願いすればいいかもわからないし・・・そんな方は多くいらっしゃると思います。

最近はTVなどでの露出も多く、参入業者も増えてきていますが、他の業界に比べて圧倒的に口コミ情報が少なく、業者選びなど不安だと思います。
今回は日本の同窓会代行専門会社で開催数が多く活躍している5社をピックアップして、比較をしました。

初めて同窓会を代行する方のために、どこまでやってくれるのか?や費用も全てお伝えします。

 【目次】
1.同窓会の代行を使うメリット
2.同窓会代行の料金
3.同窓会代行業者の比較 – 選び方と評価 –
4.代行業者との失敗しない付き合い方
5.同窓会代行業者の状況(マツコ会議などTV出演の紹介もします)

1.同窓会の代行を使うメリット

まずは同窓会はそもそも代行したほうが良いのかについて見ていきましょう。

 1-1.幹事さんの手間が省ける

一番のメリットとしてあげられるのは、幹事さんの手間が省けて楽になることです。

以下の図を見ても、「あ〜ラクになりそう〜」というのがわかるかと思います。大きな時間短縮が見込めることが大きなメリットですね。

同窓会スケジュールまたほとんどの場合、自分たちでやるよりも質やスピードが上がることも期待できます。

ほとんどの業者がやっているサービス

  • 名簿の入力(紙の名簿や卒業アルバムをExcelなどにデータ化します)
  • 会場のリサーチ・手配
  • 案内状の作成・印刷・発送
  • 専用ホームページの作成
  • 出欠管理
  • 名札作成
  • 受付・集金・会場への支払い
  • 司会進行
  • スナップ・集合写真撮影
  • 二次会の手配

一部の業者がやっているサービス

  • 専用SNSの制作・運用
  • 同窓会にスポンサーを付ける(利用料が安くなります)
  • パンフレット作成(当日用)
  • スライドショー・映像制作
  • ベビーシッターやプロカメラマンなどのプロフェッショナル派遣
  • フォトブック制作

1-2.赤字リスクがなくなる

同窓会の幹事代行代行業者に任せると、赤字のリスクがなくなります。

せっかくみんなのために幹事を引き受けよう!と思っても、赤字のリスクがあると知ったら急にためらってしまいますよね。

しかし残念ながら、自分たちで同窓会を開催する場合は下記の金銭負担やリスクがあります。

  • 案内状発送費用や会場予約金などの事前準備金
  • 参加予測人数に満たなかった場合の収支赤字(集めた会費 < 会場費などの経費)
  • 当日ドタキャンが発生した場合の収支赤字(集めた会費 < 会場費などの経費)

同窓会代行業者のほとんどは準備金が掛からず、参加人数が少なくても費用請求はありません

なぜならば、今までの経験より最低ラインをしっかりと計算して、赤字にならないようにプランを立てられるからです。

※一部の業者は最低人数に満たない場合の請求がありますので、ご注意下さい。

1-3.自分たち(幹事)も楽しめる

当日は代行業者が以下のような事務的な業務をしてくれるので、幹事さんもみんなと会話したり楽しんだりできます。

  • 受付業務(出欠チェック・会費徴収)
  • 会場担当者とのやり取り(音響・照明・料理飲物の調整)
  • 機材準備(マイク・プロジェクターの準備やチェック)
  • 司会進行・タイムキーパー
  • 写真撮影
  • 精算業務

二次会を開催する場合は、二次会も同様です。
お酒の入っている状態でお金の管理や参加者の取りまとめを行うことはリスクもありますので、上記をプロに任せられるのは大きな安心感に繋がりますね。

1-4.プロのノウハウで失敗を防げる

同窓会の成功ノウハウは意外と多くありますが、書籍やインターネット上には、ほとんど公開されていません。「知っていれば、失敗しなかったのに…」なんてこともあるので、プロの意見やアドバイスが聞けるのも代行利用のメリットの一つです。

<アドバイス例>

  • 同窓会の適切な開催時期(お盆や正月が実は参加率が悪いなど)
  • 効果の高い案内状の文面
  • 先生(恩師)の呼び方や当日の対応方法
  • 当日、盛り上がる余興やプログラム
  • 写真撮影で気を付けること(名シーンが生まれやすい場面など)
  • 二次会の設定や告知タイミング(事前告知をしてはいけない理由など)

業者や担当プランナーによっても、アドバイスは異なりますが上記はほんのごく一部です。

1-5.一回の同窓会開催だけでなく、仲間との継続した付き合いが見込める

実は、多くの同窓会はその時だけの盛り上がりを見せて、そのあとの付き合いに発展できないということがあります。

なぜなら、自分たちで同窓会を開催した場合、クラス会やゴルフコンペなどのイベントや次回同窓会を企画する際のプラットフォーム(インターネット上での交流場所)がなく、結局そのまま放置状態になってしまうことが多いからです。

開催後の名簿管理がずさんになり、次回が開かれないなんてこともよくありますので、業者にホームページ作成をしてもらったり、名簿をしっかり管理し続けてもらうことにはメリットがあります。

2.同窓会代行の料金

1でメリットについてはわかったと思います。こんなメリットがあるなら、それなりの費用がかかるだろうとお考えだと思いますので、料金をひも解いていきましょう。

2-1.代行の料金の仕組み

最初に確認したいことは、全ての代行業者が「参加者×会費」の料金システムになっていることです。

例えば、参加者が80人で当日の会費が7000円だったら、56万円が代行の費用です。
この56万円の中に会場費や飲食費など全てが含まれています。

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<代行料金の補足>

  • 幹事がまとめて費用を支払うのではなく、代行業者が当日参加者から会費を徴収し、会場などの経費精算をし、残った金額が代行業者の利益となります。
    ※幹事は基本的には、最初から最後までお金に触ることなく同窓会が終わりますので、金銭トラブルの心配がありません。
  • 準備金などの事前費用は掛かりませんが、依頼する幹事さんも参加費は当日支払います。
  • 参加人数が少なくても、ドタキャンが何人いても、幹事の料金負担は原則ありません。(一部の業者を除く)

参加人数が少ないと代行業者もビジネスになりませんので「参加者を多く集めたい」「同窓会を成功させたい」という目的は幹事と一致します。そういう意味では成果報酬型のビジネス(同窓会が成功できれば利益になる為)と言えるでしょう。

2-2.会費相場

仕組みが分かったところで、主要企業の金額を確認していきましょう。

<笑屋の同窓会>

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会場のグレードに合わせて料金が決まるシステム。目安金額は上記の通り。

<同窓会ネット>

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会場のバリエーションに応じて、3タイプのプランに分かれています。他の代行業者より少し高めの金額設定と言えるでしょう。

<同窓会本舗>

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こちらも3つのバリエーションに分けて会費設定しています。会費設定は比較的割安と言えるでしょう。

<その他の代行会社>

他にもたくさんの代行会社がありますが、ほとんどが上記3社の幅に収まっており、会場グレードに合わせて会費を決定するシステムになっています。

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<会費やプランの決め方>
年齢や規模によって、適切な会費は異なります。(例:年齢が若いから居酒屋で安くやりたい / 還暦記念だから高級な会場でしっかりやりたい 等)その会に相応しいであろう会費相場で開催が可能かどうかを代行業者へ確認してから、正式に発注するようにしましょう。
◆参考 ⇒ 絶対に間違いない同窓会の会費決定方法と注意すべき全内容

2-3.スポンサーがついて会費が下がる!?

同窓会は参加者の年齢や地域が絞られる為、スポンサーが付くことがあります。
スポンサーはホームページにバナー広告を貼ったり、当日試供品を配ったりする代わりに会費の一部を負担してくれます。(参加者の個人情報が知られるわけではなく、企業はPRをするのみになります。)

◆参考 ⇒ 同窓会、企業がスポンサー 宣伝に絶好の場 (朝日新聞/朝刊 2014年8月17日号)

スポンサーがたくさん付くことで、自分たちで開催するより費用が安くなる可能性も出てきています。

3.同窓会代行業者の比較 – 選び方と評価 –

次は代行業者の中で、どこがオススメなのかを見ていきましょう。
年間開催数が多い業者をいくつかピックアップしたのが下記の表になります。

利用金額については、どこの会社もほぼ同じと思ってもらって問題ありません。前述した通り使う会場によって会費は変わりますが、同じ会場ならどこの業者もほぼ同じ会費を提示することがほとんどです。

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<表の解説>

  • 今回は30社近くある中から、年間開催数の多い5社をピックアップしました。
  • 資本金は、その会社のセキュリティやシステムなど、投資余力の判断材料になります。
  • 全国対応していてもプランナー数によっては対応できないエリア(特に地方)があるかもしれませんので、事前に確認しましょう。
  • どの会社も同窓会専用のホームページが立ち上がりますが、笑屋の同窓会のみSNS型となっており、ユーザー同士のコミュニケーション・ユーザーから写真投稿・イベント立案ができ、参加率向上・同窓会後のコミュニティー管理に役立ちます。

下記も併せて、ご紹介します。
◆参考 ⇒ 初恋のあの人に会いに行こう!【同窓会幹事代行業者比較】小学校・中学校・高校

4.代行業者との失敗しない付き合い方

頼む為の必要な準備や失敗しない為の利用方法を解説します。利用しようと思っている人は参考にしましょう。

4-1.頼む前に確認しておきたいこと

準備期間

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<ポイント解説>

  1. 4ヶ月〜6ヶ月前が適正期間
  2. 短くても3ヶ月の準備期間は必要
  3. 年齢が若い成人式の同窓会などは、2ヶ月でも可能
    ※年齢が若いほど連絡がつきやすい為、また案内状発送を行わない(名簿に住所録がない)為
  4. 7ヶ月以上の準備期間は適正でない
    ※長過ぎて、盛り上がりの中だるみが発生する為

 依頼時に必要なモノ

代行業者に依頼する際に必要なのは下記になります。

  • 卒業名簿(名前と住所が分かるもの)
    ※住所録がなくても開催は可能です。(特に若年層)
  • 幹事メンバー(協力者)
    ※協力者が多い方が同窓会は成功しやすい為、協力者の招集を事前にお願いする業者が多いです。

依頼時に気になるQ&A

Q1.対応エリアは?
A1.代行業者により異なりますが、全国対応している業者もあります。各業者のホームページを確認しましょう。

Q2.対応人数は? 最低何人から依頼できるのか?
A2.クラス会や少人数規模の同窓会は受け付けてない業者がほとんどです。

Q3.同窓会以外は依頼できるか?
A3.同窓会以外にクラブやサークルのOB会も受け付けています。結婚式やその他パーティーは受け付けてない業者が多いです。

Q4.まるごと依頼ではなく、一部分だけの代行依頼はできるか?
A4.業者によっては「案内状発送とホームページ作成のお手軽プラン」等はありますが、ほとんどがまるごと依頼型になります。司会だけや案内状発送だけなどピンポイントの依頼は対応できない業者がほとんどです。

4-2.個人情報について

代行業者に依頼する場合は、卒業名簿を業者に渡す必要があります。卒業生全員に承認を得るのは困難である為、ほとんどの場合、依頼者(幹事)側の責任にて渡す判断をすることになると思いますが、その際は下記の内容をよく理解しておく必要があります。

業者に名簿を開示するメリットとデメリット

<メリット>

  1. 自分たちで管理するコスト(時間とお金)を省くことができる
  2. より厳重に管理できる可能性がある(業者のセキュリティレベルによる)
  3. 管理責任が幹事でなくなる為、何かあった時に責任の所在を明確にできる

<デメリット>

  1. 幹事でないメンバーから反対意見がくる可能性がある
    ※業者へ依頼後の場合は、そのメンバーの個人情報削除依頼を業者へすることで問題への対処はすることができます
  2. 同窓会以外の理由(何かの告知や案内・年賀状発送など)で幹事が名簿を利用できなくなる

依頼する業者に確認すべきこと

プライバシーマーク代行を利用する場合は、下記を確認しましょう。

  1. 個人情報の利用目的に「同窓会開催以外に利用しない」と記載があるか
  2. Pマーク(プライバシーマーク)を持っているかどうか
  3. WEBサイトに個人情報の暗号化処理技術が使われているかどうか(いわゆるSSL対応)
  4. 個人情報の取り扱いルール・管理教育体制など、しっかりしていて信頼できる業者かどうか
  5. 万が一の事故等が発生した際に、対応できる資本力や損害保険加入があるかどうか

<プライバシーマークとは?>
プライバシーマーク制度は、日本工業規格「JIS Q 15001個人情報保護マネジメントシステム―要求事項」に適合して、個人情報について適切な保護措置を講ずる体制を整備している事業者等を認定して、その旨を示すプライバシーマークを付与し、事業活動に関してプライバシーマークの使用を認める制度です。
より詳しい情報 → プライバシーマーク公式ホームページ

依頼するときのワンポイント(補足)

  1. 過去に何度か開催している同窓会の場合は直近の開催時やハガキ案内にて、業者利用の可否や意見を募る方法は有効です
  2. SNSなどを上手く活用して参加者を集めれば、住所録は必要ない場合があるので、名前だけの提供で良いか業者に相談するのも良いでしょう(特に若年層)
    ※尚、2003年5月以降の卒業生は個人情報保護法の施行により、住所録が学校に保存されてないことがほとんどです。

4-3.役割とスケジュール

代行業者との役割分担
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<ポイントの解説>

  1. 通常は「業者」部分を自分たちでやるわけですから、業務量はかなり削減できます
  2. 「呼びかけ」は業者ができない部分ですので、ここに集中して取り組むことが重要です
  3. 上記以外のサービスや開催後のアフターサービスなども業者によっては提供していますので、各業者へ確認しましょう

5.同窓会代行業者の状況

実は、同窓会を代行しようという方がとても増えてきているので、それに伴い代行の業者数も年々増えています。

 5-1.業者数と開催数の伸び

同窓会業者の推移

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同窓会業者の開催数推移

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企業の大小はそれぞれですが、業者数はここ10年で6倍ぐらいに増えていて、約30社あります。
同様に開催数は30倍ほどに増えており、2014年は約1,500回の同窓会が代行利用で開催されています。

2012年〜2014年の2年で代行業者による開催数は2倍になっており、さらにこの傾向は加速しそうです。

5-2.メディアによる認知度アップ

ここ数年、同窓会代行がTV・ラジオ・雑誌・新聞などのメディアに取り上げられる件数が増えてきました。それによる認知度向上により、サービス利用者が増えているとも言えるでしょう。

<TV掲載事例> 

TV出演の多い業界最大手「笑屋」の出演がまとめられている動画を下記に紹介させて頂きます。(約5分)

 

<2016.09.03 日テレ「マツコ会議」にて紹介!>

大人気番組「マツコ会議」に同窓会代行サービスが紹介されました!
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マツコ会議_依頼数が急増!同窓会幹事代行業者の実態調査!

 

 

6.まとめ

同窓会の代行のことがわかりましたか?

幹事さんが自分でやるよりも、リスクを少なく、簡単に開催ができそうです。

しかし、まだまだ成長産業ですので、代行はどこに任せても大丈夫ということではなさそうです。

このブログを参考にしていただいて、しっかり比較をして、安心できる代行業者さんと出会い、最高の思い出になる同窓会を開催して頂ければと思います。

 

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真田 幸次 About 真田 幸次

著者情報:日本最大級の同窓会幹事代行サービス 笑屋株式会社 代表取締役
同窓会プランニング・WEBとアナログを活用したコミュニティー作りに関する総責任者。専門は経営・マーケティング。

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