オンラインで同窓会を開催!当日と準備中の様子について幹事さんにインタビューしました!

外出自粛ムードが続く中、3度目の緊急事態宣言が発令されました。
休業や時短営業のお店が増え、土日やGWはお家で過ごす時間が増えているかと思います。

様々なイベントが中止や延期になる一方、オンラインで開催されることが増えた現在、千葉大学教育学部附属中学校同窓会では初めての試みとなる「オンライン合同同窓会」を開催しました!

同窓会運営委員会 2020年度合同同窓会代表幹事、安田尚弘様にお話を伺いました。

<目次>
1. オンライン合同同窓会を開催した背景について
2. 告知方法について
3. 当日の参加者の声
4. 参加費について
5. 笑屋に依頼して良かった点
6. オンライン同窓会を振り返ってみて
7. 今後の同窓会の展望について
8. 【笑屋のオンライン同窓会・総会プラン】のご案内

 

新型コロナウイルスの感染拡大の影響により、今年2月の全学合同同窓会をオンラインで開催されました。
中止・延期ではなく、オンラインでの開催に踏み切った背景についてお聞かせください。

もともと当同窓会では、学年・クラス単位での同窓会はたびたび開催しておりましたが、全学の合同同窓会を開催したことは一度もありませんでした。
そこで、5年前に発足した合同同窓会の運営委員会を中心として、2020年11月に初となる合同同窓会を開催する計画を練っていたのですが、コロナ禍の影響を受け、一旦中止を余儀なくされました。

ただ、「このチャンスを逃してしまったら、合同同窓会はしばらく実現できないのではないか」と危機感を持ち、何とかして開催するための方法はないかと探っていたところ、笑屋さんのオンライン同窓会プランのホームページを発見しました。

私どもにとってオンライン同窓会は初めての経験なので、本当に上手くいくのかどうかわからない部分もありましたが、コロナ禍を契機にオンライン会議ツールを活用する人が一気に増えたこともあり、「“場”をつくりさえすれば、多くの同窓生が集まってくれるのではないか」と考え、笑屋さんに依頼することにしました。

 

同窓会の告知や集客はどのようにして進められたのでしょうか。
また、結果的にどれくらいの同窓生が合同同窓会に参加されましたか?

▲合同同窓会告知ページ

当同窓会のホームページで告知するとともに、連絡先がわかっている同窓生400〜500名に、学年・クラス単位の同窓会の幹事を通じて、ハガキやメールを送りました。

事前に参加登録してくれた同窓生は145名。当日参加してくれた同窓生は127名でした。
オンラインの会合は参加しやすい反面、キャンセルも出やすいと考えていたのですが、100名を超える同窓生に参加いただけたのはありがたかったですね。

一方で、課題や反省点もあります。本学は創立から70年以上の歴史があり、1万人以上の卒業生がいますが、先ほども述べたように今回の同窓会では400~500名の卒業生しかお声がけできませんでした。

個人情報保護の観点からしても、名簿情報を管理するのは容易ではなかったため、「どのようにして卒業生の正しい連絡先を集めていくか」といったところには苦労しました。
また、連絡先を知っていても、その情報を更新するのは難しく、お亡くなりになられた同窓生にご案内のハガキをお送りしてしまったケースもありました。

 

当日参加した同窓生の反応についてはいかがでしたか?

オンライン会議ツールの設定トラブルや映像トラブルに関するご指摘もいただきましたが、「このご時世、皆で集まるのが難しいなかで、こうしたイベントを開催してくれて嬉しかった」「初めは『オンラインでは楽しめないんじゃないか』と思っていたが、思った以上に皆さんと話せて楽しかった。是非、またオンライン合同同窓会を開いてほしい」「オンラインでみんなと一緒に乾杯するのが、あれほど楽しいものだとは思わなかった」といった好意的な意見が圧倒的に多かったですね。

特に印象的だったのは、普段はなかなか集まることのできない海外・地方在住の同窓生や、ご高齢で病床に伏していらっしゃる同窓生、恩師の方々にとても喜んでもらえたことです。これはオンラインならではのメリットといって良いと思います。

 

今回の合同同窓会は参加費無料とし、開催前~会終了後まで寄附を募られました。
寄附はどれくらい集まったのでしょうか。

私どもとしては「『参加してよかった』と思われた方にお願いできれば」というスタンスで、一口1000円の寄附を募りました。
結果的には、参加者の約6割にあたる75名から総額24万7000円の寄附をいただきました。

同窓生が経営するホテルを利用させてもらったということもありますが、皆さんからの寄附もあって、同窓会からの出費をかなり抑えることができました。

 

初めてのオンライン同窓会の運営を笑屋に依頼したことで、良かったと感じられた点についてお聞かせください。

オンライン会議ツールが浸透したとはいえ、ご高齢の同窓生を中心として、使い慣れていない方も少なからずいらっしゃいます。すべての参加者がスムーズにアクセスし、同窓会を楽しめるよう、笑屋さんには非常に丁寧な参加マニュアルや、当日の進行台本をつくっていただきました。

▼【笑屋作成】参加者用オンラインツールマニュアル

単にパッケージ化されたマニュアルを適用するのではなく、私たちの意見や要望を汲み取り、反映してもらうなど、非常に柔軟に対応いただきありがたかったですね

▼【笑屋作成】当日の進行台本

また、同窓生同士で会話をし、懇親できる場をつくりたいという要望に対しても、的確なアドバイスをいただきました
いいものを一緒につくりあげていきたいという思いを共有してくれたのだと思います。

同窓生からは「オンライン会議ツールは使い慣れていなかったが、無事、オンライン合同同窓会を楽しむことができた。頑張って参加して良かった」というご意見もいただきました。

▼当日の運営の様子

▼左:前会長 小池啓嗣 様、右:現副会長 櫛部健夫 様

 

イベントを終えて気づいたリアルとオンラインとの違い、反省点や課題についてお聞かせください。

リアルとオンラインとの違いに関しては、リアルは当日の運営が大変なのに対して、オンラインは当日までの準備が大変だということでした。

特に参加者をどのように集めていくかという点に関しては、今後も工夫を重ねていく必要がありますね。

今回のオンライン合同同窓会では、Zoomのブレイクアウトルーム機能(ミーティング参加者を少人数のグループに分ける機能)を活用し、参加者の皆さんに歓談を楽しんでもらいました。
また、それぞれのルームにファシリテーター役を務めてくれる人を意図的に配置し、同窓生同士のざっくばらんな会話を引き出すようにしました。

一方で、異なるルームを渡り歩くことが難しく、移動しても会話に入りづらく傍観者のような立場になってしまうといったこともありました。
仕方のない部分かもしれませんが、オンラインならではのデメリットや弱みも感じ、工夫の余地はあると感じました。

 

リアルの良さとオンラインの良さを融合させていくことが大切なのかもしれませんね!
最後に、今後の同窓会への展望についてお聞かせください。

そうですね。新型コロナウイルスの感染拡大状況次第だと思いますが、2021年度はリアルな合同同窓会の開催も可能になるかもしれません。

次回の幹事には、リアルとオンラインを組み合わせた“ハイブリッド型”の同窓会を目指してほしいですね。

まずオンラインでの参加者が、リアルな場で交わされている会話にスムーズに入っていくことのできる仕組みをどのようにつくるか、といった技術的な課題があると思います。
また、リアルとオンラインそれぞれの料金体系や集金方法の設定も重要です。

さまざまな課題や工夫が必要ですが、物理的な距離を超えて、誰もが参加することのできるオンラインの強みを活かさない手はありません。
合同同窓会のみならず、学年・クラス単位の同窓会でも、オンラインの活用をどんどん進めていきたいと思っています。

 

終わりに

笑屋株式会社では、同窓会・同窓会支部のニーズに合わせて、幹事様をサポートいたします。

限られたご予算でも、参加者が満足できるオンライン同窓会を幹事様と一緒に設計します!どうぞお気軽にご連絡ください。

 

▼【笑屋のオンライン同窓会・総会プラン】についてはこちら

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感染症対策を行って対面の同窓会を開催!対策内容と当日の様子をご紹介

昨今、新型コロナウイルスが猛威を振るっています。

昨年5月に緊急事態宣言が解除されてから感染者の数は一時期減りましたが、現在はまた増え始め、油断できない状況が続いていますね……。

今年はオリンピックを始め、コロナ危機で最も影響を受けているものの1つが、人が集まる密な「イベント」ではないでしょうか。

まだまだ従来通りのイベント開催が難しい中で、幹事代行サービスを提供している笑屋の同窓会では、今年の夏に感染症対策を行なった上で対面での同窓会を開催しました

この記事ではその時の同窓会の様子と、どんな感染症対策を行なったかをご紹介します!

<目次>
1.同窓会概要
2.実際の同窓会当日の様子
3.参加者の声(幹事様のインタビュー)
4.同窓会の未来とは

1. 同窓会概要

本同窓会は昨年8月に行われ、真夏の日差しが照りつける中、
約40名ほどの参加者が集まってくださいました。

今年度に入ってから、ライブや様々な行事など人が多く集まるイベントが中止や延期となってしまう日が続いていましたが、
本同窓会は還暦を記念しての開催であったため、来年以降に延期をしてしまうと、「同窓会を開催する意味が半減してしまうのではないか……」という幹事様のご意向もあり、中止や延期にはせずに予定通り対面での開催となりました。

2. 実際の同窓会当日の様子

同窓会当日。
やはり1番気になるのは、会場の感染症対策がどのように行われていたかですよね!

笑屋では専門家監修のもと、感染症対策グッズを用意するなど、笑屋独自で感染症対策を実施しており、同窓会参加者が安心してご参加いただけるように準備しています。

2-1. 受付まで

ますは会場の入り口で消毒

そして会場に入って、まず最初にする受付の様子です。

受付担当は笑屋の社員スタッフ。
マスク、フェイスシールドなどを受付スタッフに着用を義務付け、少しでもご安心いただけるようご対応させていただいています!

2-2. 会費のお支払い

受付が終わったら、次は会費のお支払いです。

笑屋では今まで会費のお支払いは現金のみとなっておりましたが、本同窓会では接触機会を軽減するため、直接現金に触れずにお支払いが可能なQRコード決済を導入しました!

当日は現金でのお支払いももちろんご対応可能ですが、「現金でのやり取りは不安……」という方にはQRコード決済によるお支払いをおすすめしております。

これでお金を渡す時もご安心いただけるかと思います!

2-3. 受付待機列

受付の待機列でも、人と人との間隔は気になってしまいますよね。

本同窓会では、ソーシャルディスタンスを確保するために、分かりやすいイラストによる待機列用紙を床に貼り、距離を置いて並んでいただきました。

もちろん、会場内に入る前には検温を実施し、体調不良項目がないかヒアリングさせていただきます。(検温器も笑屋で用意しています!)

2-4. お食事とご歓談

笑屋の同窓会では、これまで立食ビュッフェスタイルで同窓会を開催するケースが多かったのですが、本同窓会ではソーシャルディスタンスを考慮し着席スタイルにして、料理が個々に配膳されるかたちにいたしました

ビュッフェだとトングやお皿などにいろんな方が手を触れることが多く不安ですが、あらかじめ自分の分だけ用意されていれば安心ですね。

席もソーシャルディスタンスをとってセッティングされています。
実際に幹事様にお話を伺っても、隣の方とお話しするには十分な距離なので、会話の際も特に困ることはなかったそうです。

また、幹事様や先生方からのご挨拶の際は、マイクシールドをマイクに被せて飛沫防止対策をしました

お写真の撮影も笑屋がお手伝いさせていただきますが、
なるべくソーシャルディスタンスをとっていただいたり、集合写真を撮る際は直前までマスクの着用をお願いしていました。

3. 参加者の声

前述のように、本同窓会では感染症対策のため着席スタイルでの開催となりましたが、これまで笑屋がお手伝いさせていただいた同窓会は、より多くの参加者が久しぶりに再会した同窓生との歓談ができるだけ多くできるように、立食ビュッフェスタイルをおすすめしてきました。

ですが、当日参加された方々は、従来の立食ビュッフェと変わらないくらい盛り上がっていらっしゃいました!
皆さん笑顔で楽しく会話し、再会を懐かしんでいらっしゃったのが非常に印象的でした。

ここで、本同窓会の開催について幹事様にインタビューさせていただきました!
その一部をご紹介したいと思います。

3-1. 開催に踏み切った理由

笑屋「今回の同窓会を、延期や中止でもなく、開催に踏み切った理由をお聞かせください」

幹事様「仮に延期するとしても、1年後しかありえないと思っていました。かといって、来年に延期したところで今より落ち着いているとは限りませんから……」

笑屋「そうですね……。現在でもなかなか感染者の数は減りませんし、来年なら安心! と断言はできませんもんね……」

幹事様「あとは、今回還暦ということもあって、来年やったら同窓会をやる意味が半減してしまうのでは?という思いもあって、余程のことがない限りはやめるという選択肢はありませんでしたね」

3-2. 周りからの声

笑屋「そんな中で、周りからの声はどんなものがありましたか?」

幹事様「そうですね……。やっぱり、『本当にやるの?』という声は多くありました。

『参加しないでほしい』と言いたそうな家族の顔を見て参加を見送ったという友人もいましたが、意外と『本当は出たいんだけど……』という声もたくさんありました」

3-3. コロナ対策について

笑屋「今回は感染症対策を実施しての開催となり、通常の同窓会とは異なる部分など多くあったかと思いますが、実際に笑屋が実施した感染症対策はいかがだったでしょうか?」

幹事様「ある程度、幹事としても対策が必要だと思っていました。

だけど実際会場に来てみたら、最低限これくらいはやってほしいという感染症対策は網羅されていましたし、食事も大皿での提供から個々に配膳するかたちに変更になっていて、『これで大丈夫だな』という安心のなかでスタートすることができました

3-4. 笑屋に頼んで

笑屋「幹事代行サービスを使ってみていかがでしたか?」

幹事様「トータルでみたら、本当に頼んでよかったなと思いました。招待状の発送だけで全く手間が違いますし」

笑屋「個人開催にすると、出欠管理だけでも大変なのに、招待状発送や会場探しなど本当に大変なことが多いですからね」

幹事様「あとは、ドタキャン保証があるのはありがたいです。直前に来られなくなった人の会費を誰かが負担しなくてもいいというサービスは、幹事側としては安心して開催できるところだと思います」

笑屋「この時期ですとギリギリまで参加を迷われている方も多いでしょうし、いつも以上に当日参加者が何人来てくれるのか予測しずらいところもありますからね」

幹事様「笑屋さんに提供してもらった同窓会専用コミュニティサイトを使えば、今後小さな集まりは笑屋さんを通さずにできるわけだし、とても便利だと思います。
それがだんだん集まってきて、50人、100人規模となってきたらまた依頼するわけですし、案内状を送ったり会場手配しようと思ったら笑屋さんに頼んじゃえば楽ですよね。

今回行きたくても行けなかった人もいっぱいいますし、5年後に同窓会やる時は、またお願いしたいですね」

4. 同窓会の未来とは

新型コロナウイルスの影響によって様々な制約に悩まされることになり、多くのイベントが中止になる中で開催に踏み切った今回の同窓会。
幹事様たちの強い想いにより実現され、笑屋の同窓会はそのサポートをさせていただきました。

新型コロナウイルスが流行してからは、オンライン授業やオンライン飲み会など、オフライン(対面)の代わりとなるものが登場し、オンラインツールが充実したこともありできることも非常に増えてきましたが、
こんな状況だからこそ、オフラインでイベントを開催することの価値を、幹事様の声から再認識することができました。

人と会うと安心するはずだったのに、今では人と直接会うことに不安を感じる時代となってしまっています。

物理的な距離をとらないといけない時代ですが、
その影響で精神的な距離もできてしまうと、寂しいですよね……。

オンラインにはオンラインの良さがありますが、友人との精神的な距離も離れてしまわないようにするためにも、直接会える方がやっぱり嬉しいのではないかと思います!

終わりに

笑屋の同窓会では、コロナ禍でも皆様の大切な人との再会が安全に実現できるよう、お手伝いさせていただきます。

感染症対策のみならず、会場探しや案内状の発送、当日の運営など、幹事様の大変なお仕事を全て代行し、同窓会当日までをサポートさせていただきます。

どうぞお気軽にご相談ください。

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